Tabelio pildymas

APŽVALGA

Sistemoje yra keli būdai, kaip pildyti Tabelį. Galimybė pildyti už visą mėnesį ar pildyti kiekvieną dieną, taip pat galima importuoti duomens iš Excel. Prieš tabelio pildymą sistemoje turi būti užpildytas darbo grafikas bei suvesti darbuotojo neatvykimai.

PILDYTI TABELĮ

Veiksmų srityje spauskite Darbo laikas -> Tabeliai -> Tabelio darbalapis. Atidaromas tabelio darbalapis. Nurodykite tabelio atvaizdavimo datos intervalą lauke Datos filtras. Intervalas gali būti nurodomas naudojant veiksmų srities mygtukus Ankstesnis mėnuo ir Kitas mėnuo. Pažymėkite norimą vieną ar kelis darbuotojus ir veiksmų srityje spauskite mygtuką Pildyti. Pagal darbo grafiko formulę užpildomi pažymėti tabeliai.

IMPORTUOTI TABELĮ IŠ EXCEL

Veiksmų srityje spauskite Darbo laikas -> Tabeliai -> Tabelio darbalapis. Atidaromas tabelio darbalapis. Nurodykite tabelio atvaizdavimo datos intervalą lauke Datos filtras. Intervalas gali būti nurodomas naudojant veiksmų srities mygtukus Ankstesnis mėnuo ir Kitas mėnuo. Pažymėkite norimą vieną ar kelis darbuotojus ir veiksmų srityje spauskite mygtuką Importuoti iš Excel. Prieš importą yra galimybė nurodyti filtrus:

• Šablonas – nurodomas, koks Excel šablonas importuojamas
• Įkelti visus failo tabelius – pažymima, jei reikia, kad būtų importuoti visi Excel failo darbalapyje esantys darbuotojų tabeliai. Pastaba: Pažymėjus šį lauką importuojami visi tabeliai nepriklausomai nuo to, kurie buvo pažymėti tabelių sąrašinėje formoje.
• Valyti prieš importą – pažymima, jei reikia, kad esami tabelio duomenys būtų išvalyti ir įkelti importuojamo tabelio duomenys.
• Rodyti neužild. Tab – pažymima, jei reikia, kad būtų parodytas klaidos pranešimas apie pažymėtus tabelius, kurių duomenys nebuvo įkelti, t.y. tabelis prieš importavimą buvo pažymėtas, tačiau importuojamame faile nebuvo jo duomenų;
• Koreguoti darbo laiką – pažymima, jei reikia, kad esant viršvalandžiams, darbui poilsio dieną, būtų atitinkamais aktyvumo kodais užpildomas darbuotojo tabelis.
• Lyginti su darbo grafiku – pažymima, jei reikia, kad importuojama vienos dienos darbo trukmė būtų palyginama su atitinkama darbo grafiko dienos trukme. Nesutapus laikui būtų įrašytas pranešimas į klaidų sąrašą ir tabelis nebūtų importuotas.

Spauskite mygtuką Gerai. Vykdomas tabelių importas. Pasibaigus importo funkcijai, tabelių sąrašo formoje suimportuotų tabelių stulpeliuose parodomi įkelti duomenys. Jei buvo aptikta klaidų, parodomas klaidų sąrašas.

PILDYTI TABELĮ VIENAI DIENAI

Darbuotojų tabelius galima pildyti kiekvieną dieną. Patogesniam įvedimui yra naudojama Tabelio dienos forma. Veiksmų juostoje parinkite Darbo laikas -> Tabeliai -> Tabelio diena. Nurodykite papildomus parametrus:

• Tabelio data – nurodoma data, kuriai bus pildomi tabeliai;
• Pirmos globalios dimensijos filtras – nurodoma pirmos globalios dimensijos vertė, su kuria bus vedamas tabelio laikas;
• Antros globalios dimensijos filtras – nurodoma antros globalios dimensijos vertė, su kuria bus vedamas tabelio laikas;

Eilutėse, ties atitinkamais darbuotojais atitinkamuose stulpeliuose įveskite tabelių valandas.

SPAUSDINTI TABELĮ

Spausdinti tabelį galima esant tabelio darbalapyje, veiksmų srityje parinkus Ataskaita -> Tabelis A4 arba veiksmų juostoje Darbo laikas -> Ataskaitos -> Tabeliai. Nurodykite ataskaitos parinktis:

• Mėnesio pradžia – nurodoma mėnesio, už kurį spausdinamas tabelis, pradžios data;
• Tabelio formatas – parenkamas spausdinamo tabelio formatas. Galimos reikšmės:
  o Pilnas – atspausdinto tabelio eilutėse atvaizduojami aktyvumo kodai bei darbo laikas;
  o Personalui – atspausdinto tabelio eilutėse atvaizduojamas tik darbo laikas;
  o Buhalterijai – atspausdinto tabelio eilutėse atvaizduojamas visas tabelyje įvestas darbo laikas t.y. atvaizduojamas darbo laikas, kuris nėra pažymėtas, kaip faktiškai dirbtas. Taip pat atvaizduojami visi aktyvumo kodai, ties kuriais tabelyje yra nurodytos valandos, nepriklausomai ar aktyvumo kodo kortelėse yra pažymėta varnelė Nerodyti tabelio atask.
• Rodyti skirtumus nuo grafiko – pasirenkamas spausdinamo tabelio skirtumo nuo grafiko atvaizdavimo būdas. Pasirinkus reikšmę, šiame lauke, atspausdintoje tabelio formoje bus atvaizduojami nukrypimai nuo grafiko. Galimos reikšmės:
  o Detalius – atvaizduojamas nuokrypis nuo grafiko pagal kiekvieną aktyvumo kodą atskirai;
  o Suminius – atvaizduojamas bendras valandų nuokrypis nuo grafiko.
• Slėpti filtrus – pažymima, jei suformuotoje ataskaitoje reikia paslėpti pasirinktas filtravimo kriterijų reikšmes;
• Rodyti išskaidytą pamainą – pažymima, jei norima matyti išskaidytą pamainos laiką.
• Įmonės vadovo tab. Nr. – nurodomas įmonės vadovo darbuotojo kortelės numeris. Nurodžius numerį, automatiškai užpildomi įmonės vadovo vardas pavardė bei pareigos, kuriuos, jei reikia, galima koreguoti. Pagal nutylėjimą įrašomas įmonės vadovas, nurodytas Atlyginimų nustatymai skiltyje Atsakingi asmenys;
• Užpildžiusio asmens tab. Nr. – nurodomas tabelį užpildžiusio asmens darbuotojo kortelės numeris. Nurodžius numerį, automatiškai užpildomi užpildžiusio asmens vardas pavardė bei pareigos, kuriuos, jei reikia, galima koreguoti. Pagal nutylėjimą įrašomas užpildęs asmuo, nurodytas Atlyginimų nustatymai skiltyje Atsakingi asmenys;
• Padalinio vadovo tab. Nr. – Nurodomas padalinio vadovo darbuotojo kortelės numeris. Nurodžius numerį, automatiškai užpildomi padalinio vadovo vardas pavardė bei pareigos, kuriuos, jei reikia, galima koreguoti.

Jei reikia, įveskite filtravimo kriterijus skiltyse Paskyrimas ir Tabelio įrašas (galima filtruoti duomenis pagal darbuotoją, dimensiją, registravimo grupę ar pan.);

TABELIO DIMENSIJOS

Tabelių dimensijų sąrašas yra pildomas jei reikia, kad skaičiuojant atlyginimus, sumos būtų skaidomos pagal tabelyje nurodytas dimensijas. Laikotarpyje, kuriam vedami tabelio dimensijų įrašai, neturi būti užpildyti atitinkamų darbuotojų tabeliai. Veiksmų juostoje parinkite Darbo laikas -> Tabeliai -> Tabelio dimensijos. Spauskite Naujas ir nurodykite laukus:

• Darbuotojo Nr. – nurodomas darbuotojo, kuriam turi būti keičiama dimensija, numeris;
• Nuo datos – nurodoma naujos dimensijos galiojimo pradžios data;
• Iki datos – nurodoma naujos dimensijos galiojimo pabaigos data;
• Valandų per dieną – įvedamas valandų kiekis, kurios tabelyje turi būti nurodomos su kita dimensija. Likusioms pagal grafiką suplanuotoms darbuotojo valandoms nurodomos darbuotojo paskyrime nurodytos dimensijos;
• Dimensijos – nurodomos dimensijos, kurios bus nurodomos darbuotojui.

TABELIO IMPORTO IŠ EXCEL FAILŲ PAVYZDYS

Tabelio importo funkcijoje naudojami du Excel failo šablonai: Vienoje eilutėje 31 dienos, Vienoje eilutėje 1 diena:

• Vienoje eilutėje 31 dienos – darbuotojo viso mėnesio dirbtas laikas pateikiamas vienoje eilutėje, skirtinguose stulpeliuose. Įveskite duomenis į atitinkamus antraštės laukus:
  o Mėnesio pradžia – įvedama pirmoji mėnesio, kuriam pildomi darbuotojų tabeliai, diena;
  o Dimensija 1 kodas – jei reikia, įvedamas įmonėje naudojamos pirmos dimensijos vertės kodas;
  o Dimensija 2 kodas – jei reikia, įvedamas įmonėje naudojamos antros dimensijos vertės kodas;
  o Užpildžiusio asmens el. pašto adresas – darbų vadovo (failą užpildžiusio asmens) el. pašto adresas, kuriuo turėtų būti siunčiami įspėjimai apie neteisingai užpildytus tabelius;
  o Tabelio Nr. – darbuotojo Nr., kuriam pildomas tabelis;
  o Vardas, Pavardė - darbuotojo, kuriam pildomas tabelis, vardas bei pavardė, laukas gali būti neužpildytas;
  o Darbo grafiko kodas – darbuotojui, kuriam pildomas tabelis, nustatytas darbo grafiko formulės kodas;
  o Aktyvumo kodas – darbo laiko, kada darbuotojas dirbo, kodas. Kiekvienam aktyvumo kodui pildoma atskira eilutė.

Pastaba: Neatvykimai tokie kaip ligos arba atostogos bei poilsio ir švenčių dienos yra žymimos prie darbo dieną aktyvumo kodo, ties atitinkama mėnesio diena;

• Vienoje eilutėje 1 diena – darbuotojo viso mėnesio dirbtas laikas pateikiamas atskirose eilutėse. Įveskite duomenis į atitinkamus antraštės laukus:
  o Tabelio Nr. – darbuotojo Nr., kuriam pildomas tabelis;
  o Data – nurodoma dienos data;
  o Darbo kodas – darbo laiko, kada darbuotojas dirbo, kodas. Kiekvienam aktyvumo kodui pildoma atskira eilutė;
  o Dienos – įvedamas dienų skaičius, nurodomas prie DD aktyvumo kodo;
  o Valandos – įvedamos dirbtos valandos;
  o Dimensijos –– jei reikia, įvedamas įmonėje naudojamos dimensijos.