Apžvalga
Greitai ir paprastai pasirašyti dokumentus kvalifikuotu elektroniniu parašu arba pažangiuoju el. spaudu, patvirtintu kvalifikuotu sertifikatu. Softera.Payroll sistemoje automatiškai sukuriamas dokumentas PDF formatu, priskiriami pasirašantieji ir dokumentas perduodamas į Dokobit sistemą tolimesniam pasirašymui.
Dokobit sistema išsiunčia el. pašto pranešimus visiems pasirašantiesiems su nuoroda į dokumentą, kurį galima patogiai pasirašyti įvairiais būdais (pvz., Smart-ID, mobilus parašas ar kt.).
Dokumento pasirašymo eigą ir būseną galima realiu laiku stebėti Softera.Payroll sistemoje. Užbaigus pasirašymo procesą, pilnai pasirašytas dokumentas automatiškai grąžinamas ir saugomas darbuotojo kortelėje.
Integracija užtikrina saugų, teisės aktus atitinkantį dokumentų pasirašymą, sumažina rankinio darbo kiekį bei leidžia efektyviau valdyti personalo dokumentaciją.
Dokumento pasirašymas e-parašu
Sukurkite dokumentą pagal šabloną pasirašymui. Sukurtam dokumentui reikia sukurti E-parašo paketą, kuris bus naudojamas Dokobit integracijoje.
Esant darbuotojo kortelėje pažymėkite dokumentą, kurį norite išsiųsti pasirašymui ir paspauskite Kurti paketus:
Paspaudus Taip, bus sukurtas E-parašo paketas:
E-parašo paketo kortelėje yra Būsena, kuri keičiasi, pasirašant dokumentą. Prieš siunčiant pasirašymui yra galimybė pakeisti pasirašančius asmenis, kurie buvo priskirti pagal dokumento šabloną. Tai galima atlikti pakete paspaudus ant Viso pasirašytojų skaičiaus arba žemiau praskleidus dalį Pasirašytojai:
Kai dokumento paketas paruoštas, spaudžiamas mygtukas Siųsti paketą. Dokumentas išsiųstas pasirašyti. Būsena iš Paruoštas siuntimui pakeičiama į Vykdomas.
E-parašo paketo kortelėje esančios kitos funkcijos:
Pritaikyti E.spaudą - paspaudus, sistema kreipiasi į Dokobit ir gauna e.spaudo parašą. Funkcija naudojama, kai dokumento šablone nurodytas pasirašantysis įmonės e.spaudas;
Atnaujinti būsenas - paspaudus, sistema kreipiasi į Dokobit ir gauna naujausią dokumento būseną;
Parsiųsti dokumentus - paspaudus, sistema parsiunčia pasirašytą dokumentą iš Dokobit sistemos. Parsiuntus pasirašytą dokumentą sistema užrašo ant viršaus nepasirašyto dokumento.
Atšaukti paketą - paspaudus, pakeičiama būsena į Atšauktas.
Išsiuntus paketą iš Softera.Payroll sistemos gavėjas gauna laišką dokumento pasirašymui, žemiau laiško pavyzdys:
Pasirašius, Dokobit kvalifikuotu parašu, dokumento viršuje atsiranda parašų žymos su darbuotojo vardu pavarde, pasirašymo laiku, žemiau pasirašyto dokumento pavyzdys:
Grupinių dokumentų pasirašymas e-parašu
Personalas ⇾ Darbuotojai ⇾ Ataskaitos ⇾ Grupinis dokumento šablonas parinkus norimą dokumento šabloną bei pasikeitimų laikotarpį sistema parengia dokumentus atrinktiems darbuotojams. Naujai paruoštus dokumentus galima rasti Bendros ataskaitos ⇾ Dokumentai:
Dokumentai sąraše atfiltruokite naujai sukurtus dokumentus pagal datą, dokumento šablono kodą ar požymį “Pasirašytas“, pažymėkite ir spauskite E-parašas sinchronizuoti. Paspaudus Gerai, sistema vykdys visas funkcijas iš eilės: Sukurs paketus, juos išsiųs į Dokobit, pritaikys e-spaudą, parsiųs dokumentų būsenas bei parsiųs pasirašytus dokumentus. Yra galimybė nevykdyti, kurios nors iš šių funkcijų. Pvz.: norite tik parsiųsti būsenas ir pasirašytus dokumentus, tuomet pažymėkite pirmus tris varniukus, jog sistema šių funkcijų nevykdytų.
Dokumento pasirašymas e-spaudu
Sukurkite dokumentą pagal šabloną pasirašymui. Naudokite dokumento šabloną, kurio Dok. šablono e-parašo inkaruose vienas iš inkarų nurodytas ĮMONĖ (E.SPAUDAS) (tipas: E-Seal). E.spaudo parašui negalioja Eilės tvarka.
Sukurtam dokumentui reikia sukurti E-parašo paketą, kuris bus naudojamas Dokobit integracijoje. Esant darbuotojo kortelėje pažymėkite dokumentą, kurį norite išsiųsti pasirašymui ir paspauskite Kurti paketus. Kai dokumento paketas paruoštas, jame spaudžiami mygtukai, norint pasirašyti e-spaudu:
Siųsti paketą - dokumentas išsiųstas pasirašyti. Būsena iš Paruoštas siuntimui pakeičiama į Vykdomas.
Pritaikyti E-spaudą - paspaudus, sistema kreipiasi į Dokobit ir gauna e.spaudo parašą.
Pasirašius, Dokobit e-spaudu, dokumento viršuje atsiranda parašų žymos su darbuotojo vardu pavarde, pasirašymo laiku, žemiau pasirašyto dokumento pavyzdys:
Pasirašymo e-parašu būsenos Atlyginimų rolės centre
Atlyginimai SPR rolės centre yra grupė mygtukų susijusių su Dokumentai su e-parašu.
Būsena vykdoma - dokumentų skaičius, kuriuose trūksta darbuotojų parašų;
Būsena atsisakyta - dokumentų skaičius, kuriuose buvo atsisakyta pasirašyti;
Būsena klaida - dokumentų skaičius, kuriuose pasirašant įvyko klaida.
Dokobit nustatymai
Patikrinti ar “Softera Payroll HR for Lithuania“ plėtinio valdymo nustatymuose įjungtas požymis “Leisti “HttpClient“ užklausas“.
Nustatymai ⇾ E-parašo nustatymai SPR - nustatyti elektroninio parašo tiekėjo informaciją:
E - parašo tiekėjas - nustatomas tiekėjas “Dokobit”;
Paketų numerių serija - nustatoma e-parašo paketų numeracija;
Failų, kuriuos galima pasirašyti e-parašu, plėtinių filtras - nustatoma PDF;
API raktas - sugeneruojamas Softeros darbuotojų;
Dokobit API nuoroda - https://app.dokobit.com
Dokumentų šablonų nustatymai
Prie dokumentų šablonų, kurie bus pasirašomi e-parašu reikia nustatyti:
Siųsti pasirašymui e-parašu - uždėti varniuką, jei dokumentas pasirašomas Dokobit parašu ar e.spauda. Vykdant funkciją E-parašas sinchronizuoti sistema sukurs E-parašo paketus dokumentams tik turintiems šį požymį;
E-parašo inkarų skaičius - nurodomi pasirašantieji. Atsidariusioje lentelėje nustatykite pasirašančiuosius, pvz.: darbo sutartį pasirašys darbuotojas ir įmonės vadovas. Darbuotojai turi turėti nurodytą asmens kodą ir elektroninio pašto adresą darbuotojo kortelėje. Stulpelyje “Eilės tvarka“ nurodykite, kuria tvarka pasirašymas turi vyksti, jei laukas tuščias - pasirašymui laiškus gavėjai gaus vienu metu.
E-parašo el.pašto prioritetas - nurodykite, kurį el.paštą naudoti pirmą. Galimos vertės: Įmonės/Asmeninis, Asmeninis/Įmonės;
E-parašo žinutė gavėjams - galite nurodyti žinutę gavėjams iki 100 simbolių. Tai gali būti įmonės viduje sutarta žinutė dokumentų originalumui atpažinti, kaip žemiau pavyzdyje “Oranžinis dokumentas“.
