Pirkimo dokumentų tvirtinimas naudojamas siekiant užtikrinti duomenų kontrolę ir patvirtinimą prieš registruojant pirkimo dokumentus.
Šioje instrukcijoje pateikiama, kaip naudoti standartines Microsoft darbo eigas panaudojant paruoštus šablonus.
Pirkimo dokumentų tvirtinimo procese gali būti tvirtinami šie dokumentai: pirkimo pasiūlymai, bendrieji pirkimo užsakymai, pirkimo užsakymai, pirkimo sąskaitos faktūros, pirkimo grąžinimo užsakymai ir pirkimo grąžinimo pažymos.
Darbo eigos nustatymai
Nustatymai visiems dokumentams taikomi vienodai. Kaip pavyzdį pateiksime pirkimo sąskaitos faktūros tvirtinimą.
Per paiešką suveskite → Darbo eigos
Atsidariusiame lange pasirinkite → Nauja darbo eiga iš šablono
Pasirinkite → Purchase invoice Approval Workflow. Spauskite Gerai
Darbo eigoje reikia pasirinkti kas bus pirkimo sąskaitų faktūrų tvirtintojas. Paspauskite → (+) Add record restriction
Pasirinkite → Create an approval request….
Tvirtintojo tipas - Tvirtintojas
Tvirtintojo limito tipas - Specialusis tvirtintojas (pasirenkama kai tvirtintojas yra vienas vartotojas)
Tvirtintojo ID - Vartotojo ID, kuris tvirtins dokumentus (pasirenkama iš Tvirtinimo vartotojų nustatymų. Kaip atlikti nustatymus žiūrėti žemiau).
Standartinėje darbo eigoje nėra numatyta el. laiško gavimo tvirtinimo atveju, todėl būtina atlikti papildomus nustatymus:
Papildomas atsakymas sąlygoje:
Laukiama patvirtinimo 0
Pasirenkama:
Atsakymas - Create a notification for <Siuntėjas>
Pranešti siuntėjui - Pažymėta
Pranešimo įrašo tipas - Patvirtinimas
Tvirtinimo vartotojo nustatymai
Šiuose nustatymuose nurodomi vartotojai, kurių pirkimo sąskaitos faktūros bus siunčiamos tvirtinti, bei vartotojai, kurie atliks šių dokumentų tvirtinimą.
Vartotojo ID – parenkami visi vartotojai, kurių registruojamos pirkimo sąskaitos faktūros turi būti siunčiamos tvirtinti.
Tvirtintojo ID – vartotojas, kuris tvirtins pirkimo sąskaitas faktūras. Tvirtintojo ID turi būti nurodytas prie kiekvieno vartotojo, kuris siunčia pirkimo sąskaitas faktūras tvirtinti.
El. paštas – nurodomas kiekvieno vartotojo el. pašto adresas, kad jis galėtų gauti pranešimus apie patvirtintas pirkimo sąskaitas faktūras.
Tvirtinimo administratorius – požymis, žymintis vartotoją, kuris atlieka tvirtinimus.
Norint, kad visi vartotojai gautų el. laiškus būtina pasirinkus kiekvieno vartotojo eilutę pasirinkti→ Pranešimo nustatymai
Pasirinkite → Pranešimo tipas → Patvirtinimas
Pranešimo metodas → El. paštas
Atlikus visus nustatymus paleidžiama darbo eiga:
Sukūrus Pirkimo sąskaitą faktūra, vartotojas turi inicijuoti patvirtinimą. Užklausos patvirtinimas → Siųsti patvirtinimo užklausą
Tvirtintojas rolės centre, gali matyti gautas užduotis ir papildomai gauna el. laišką su informacija apie reikalingą patvirtinimą.
Tvirtintojas dokumentą gali Tvirtinti arba Atmesti
