Bendrųjų žurnalų tvirtinimas naudojamas siekiant užtikrinti duomenų kontrolę ir patvirtinimą prieš registruojant bendrojo žurnalo eilutes.
Šioje instrukcijoje pateikiama, kaip naudoti standartines Microsoft darbo eigas panaudojant paruoštus šablonus.
Darbo eigos nustatymai
Per paiešką suveskite → Darbo eigos
Atsidariusiame lange pasirinkite → Nauja darbo eiga iš šablono
Pasirinkite → General Journal Line Approval Workflow
Kad tvirtinimai apsiribotų tik bendrojo žurnalo eilutėmis, reikia atlikti papildomus nustatymus. Pasirinkite → žr. filtro duomenis
Nustatykite filtro reikšmę → Pirminis kodas ir pasirinkite → GENJNL. Spauskite Gerai
Darbo eigoje reikia pasirinkti kas bus bendrųjų žurnalų eilučių tvirtintojas. Paspauskite → (+) Add record restriction
Pasirinkite → Create an approval request….
Tvirtintojo tipas - Tvirtintojas
Tvirtintojo limito tipas - Specialusis tvirtintojas (pasirenkama kai tvirtintojas yra vienas vartotojas)
Tvirtintojo ID - Vartotojo ID, kuris tvirtins eilutes (pasirenkama iš Tvirtinimo vartotojų nustatymų. Kaip atlikti nustatymus žiūrėti žemiau).
Standartinėje darbo eigoje nėra numatyta el. laiško gavimo tvirtinimo atveju, todėl būtina atlikti papildomus nustatymus:
Papildomas atsakymas sąlygose:
Laukiama patvirtinimo: 0
Laukiama patvirtinimo: >0
Pasirenkama:
Atsakymas - Create a notification for <Siuntėjas>
Pranešti siuntėjui - Pažymėta
Pranešimo įrašo tipas - Patvirtinimas
Tvirtinimo vartotojo nustatymai
Šiuose nustatymuose nurodomi vartotojai, kurių bendrojo žurnalo eilutės bus siunčiamos tvirtinti, bei vartotojai, kurie atliks šių eilučių tvirtinimą.
Vartotojo ID – parenkami visi vartotojai, kurių registruojamos bendrojo žurnalo eilutės turi būti siunčiamos tvirtinti.
Tvirtintojo ID – vartotojas, kuris tvirtins bendrojo žurnalo eilutes. Tvirtintojo ID turi būti nurodytas prie kiekvieno vartotojo, kuris siunčia bendrojo žurnalo eilutes tvirtinti.
El. paštas – nurodomas kiekvieno vartotojo el. pašto adresas, kad jis galėtų gauti pranešimus apie patvirtintas bendrojo žurnalo eilutes.
Tvirtinimo administratorius – požymis, žymintis vartotoją, kuris atlieka tvirtinimus.
Norint, kad visi vartotojai gautų el. laiškus būtina pasirinkus kiekvieno vartotojo eilutę pasirinkti→ Pranešimo nustatymai
Pasirinkite → Pranešimo tipas → Patvirtinimas
Atlikus visus nustatymus paleidžiama darbo eiga:
Sukūrus Bendrojo žurnalo eilutes, vartotojas turi inicijuoti patvirtinimą. Užklausos patvirtinimas → Siųsti patvirtinimo užklausą (pasirinktoms eilutėms, arba visam paketui).
Tvirtintojas rolės centre, gali matyti gautas užduotis ir papildomai gauna el. laišką su informacija apie reikalingą patvirtinimą.
Tvirtintojas dokumentą gali Tvirtinti arba Atmesti
