Kasdienio darbo procedūra

SKU grafikas

Visiems SKU bet kuriuo darbo momentu pasiekiamas SKU grafikas. SKU grafike atvaizduojama informacija:

SKU grafiko langas yra integruotas į visas pagrindines Soft4Inventory formas.

SKU ant kurio eilutės stovima grafiką galima iškviesti Grafikas > Generuoti automatiškai

Papildomai galite peržiūrėti vebinarą apie Grafinį atsargų judėjimo atvaizdavimą pagal nuorodą:
[https://youtu.be/3VgCD_fyr_w]
SKU grafiko atvaizdavimą galima pritaikyti valdant šiuos Sof4 Inventory parametrus esančius S4I nustatymai > Grafikas
• Grafikas min. dienų – mažiausias periodas dienomis už kurį rodomas SKU grafikas
• Grafikas maks. dienų – Ilgiausias periodas dienomis už kurį rodomas SKU grafikas
• Grafiko periodo daugiklis – Pagal SKU parametrus Papildymo laikas ir Papildymo periodas nustatomas periodas dienomis už kurį rodomas SKU grafikas. (Papildymo laikas + Papildymo periodas) x Grafiko periodo daugiklis

Duomenų atnaujinimas

Pagal šią instrukciją sukonfigūruota SOFT4 Inventory sistema SKU duomenis atnaujina vieną kartą per parą nakties metu tarp 00:00 ir darbo dienos pradžios. Esant poreikiui atsargas planuoti pagal naujesnę informaciją vartotojas gali atnaujinti duomenis pasirinktiems SKU formose:
• Sandėliavimo vienetų skaičius
• Juoda Raudona
• Papildymo užduotys
• Atnaujinimo eiga:
• Atsifiltruoti norimus SKU (taip sumažinant skaičiavimų imtį ir sutrumpinant perskaičiavimui reikalingą laiką)
• Veiksmai > Naujinti būseną

Naudojant išorinius duomenis būtina atkreipti dėmesį į išorinių duomenų atnaujinimo grafiką, SKU duomenų atnaujinimas įmanomas tik esant atnaujintiems išoriniams duomenims.

Buferių keitimas pagal siūlymus

Rolės Centras Buferių keitimo užduotys rodomas buferių keitimo siūlymų kiekis:

Paspaudus mygtuką atidaromas buferių keitimo darbalapis, kuriame pateikiami sistemos siūlymai keisti buferį.

Informacija Buferio keitimo darbalapyje

Šalia duomenų aprašytų dalyje SKU parametrai, taip pat pateikiami duomenys:

Pavaduojantys asmenys gali pasirinkti pavaduojamojo darbuotojo darbalapį ir peržiūrėti ten pateiktus siūlymus. Siūlymai į darbalapius suskirstomi pagal Atsakingo darbuotojo kodą priskirtą SKU parametruose.

Darbo eiga
• Išnagrinėti kiekvieno siūlymo pagrįstumą.
• Atlikti vieną iš 3 veiksmų:
• Priimti sistemos siūlymą;
• Palikti galioti prieš siūlymą buvusią reikšmę;
• Įrašyti kitą buferio reikšmę.
• Vykdyti veiksmo pranešimą (Nuo to momento įsigalioją naujos buferių reikšmės).
** Išnagrinėti siūlymo pagrįstumą**
Informaciją sprendimo priėmimui galima rasti SKU grafike.


Jei siūloma didinti buferį
Situacijos:
Pakilo paklausa. Matoma Grafike pagal pardavimų kreivę ir spartesnį likučio kreivės kritimą.
Išsiaiškinti, ar paklausos augimas vienkartinis (vienkartinis užsakymas, parduotuvės lentynų užpildymas ir t.t.), ar ilgalaikis (prekė ir toliau bus parduodama didesniais kiekiais):
• Jei vienkartinis – palikti galioti seną buferio reikšmę;
• Jei ilgalaikis ir siūlomo buferio didinimo pakanka – priimti sistemos siūlymą;
• Jei ilgalaikis ir siūlomo didinimo nepakanka – įrašyti kitą naujo buferio reikšmę.
Prekės nepatiektos, patiektos ne pilnai arba pavėluotai. Matoma Grafike. Laikotarpis tarp kiekio kelyje atsiradimo ir likučio padidėjimo ilgesnis, nei Papildymo laikas. Likučio padidėjimas atvykus kroviniui, mažesnis (arba jo išvis nėra) nei iki tol buvęs kiekis kelyje.
Išsiaiškinti, ar tiekimo sutrikimai vienkartiniai, ar jie gali pasikartoti ir ateityje (nepatikimas tiekėjas):
• Jei vienkartinis – palikti galioti seną buferio reikšmę.
• Jei ilgalaikis – priimti sistemos siūlymą.
Prekės užsakytos pavėluotai, arba mažiau nei sistemos siūlymas:
• Palikti galioti seną buferio reikšmę;
• Grįžti prie reguliaraus užsakymų grafiko;
• Prekes užsakyti pagal sistemos siūlymus.
Likutis sumažėjo atlikus inventorizaciją:
• Palikti galioti seną buferio reikšmę.

Jei siūloma mažinti buferį

Situacijos:
Nukrito paklausa. Matoma Grafike pagal pardavimų kreivę ir lėtesnį likučio kreivės kritimą.
Išsiaiškinti, ar paklausos kritimas trumpalaikis (pagrindinių klientų atostogos, logistikos sutrikimai), ar ilgalaikis (prekė ir toliau bus parduodama mažesniais kiekiais):
• Jei trumpalaikis – palikti galioti seną buferio reikšmę;
• Jei ilgalaikis ir siūlomo buferio mažinimo pakanka – priimti sistemos siūlymą;
• Jei ilgalaikis ir siūlomo mažinimo nepakanka – įrašyti kitą naujo buferio reikšmę.
Prekės parduodamos retai. Matoma Grafike. Periodiškai matomas didelis dienos pardavimas (arba kelių dienų), kitomis dienomis pardavimai ženkliai mažesni arba jų išvis nėra. Kai nustatytas Žalios zonos tikrinimo periodas, yra trumpesnis nei intervalas tarp pardavimų padidėjimo, galimas TMG siūlymas.
Priimti sprendimą, ar laikyti pakankamai atsargų galimam paklausos padidėjimui ateityje:
• Jei taip – palikti galioti seną buferio reikšmę;
• Jei ne – priimti sistemos siūlymą arba įrašyti kitą buferio reikšmę;
• Jei norima, kad būtų išlauktas ilgesnis laiko intervalas iki naujo TMG siūlymo, reikia įvesti ilgesnį Žalios zonos tikrinimo periodą. Tuo tikslu pereiti į SKU kortelę Shift + F5. Pastaba: Kuo ilgesnis Green check periodas, tuo sistema lėčiau reaguoja į paklausos mažėjimą.
Prekių užsakyta daugiau nei siūlė sistema.
• Palikti galioti seną buferio reikšmę;
• Prekes užsakyti pagal sistemos siūlymus.
Atlikus inventorizaciją rastas papildomas prekių kiekis:
• Palikti galioti seną buferio reikšmę.

Sezoniniai buferiai
Situacijos:
Sezono pradžia. Visi buferių siūlymai suskaičiuoti galiojantį buferį padauginus iš koeficiento, priskirto sezono parametruose. Yra prasmė tam tikroms prekėms, ypač mažiau paklausioms (C kategorijos pagal ABC klasifikatorių) buferį pakelti mažesniu koeficientu arba visai atsisakyti buferio kėlimo. Priimdami sprendimą venkite perdėto tikslumo, nes jis neturi praktinės prasmės (žr. mokymų medžiagą "Optimalus atsargų valdymas"). Pvz. kai sezoniškumo koeficientas 2, yra prasmė tam tikroms (dažniausiai C kategorijos) prekėms pasirinkti 1 arba 1.5, bet ne smulkiau.
Buferio grafike peržiūrint praeito sezono laikotarpį, pabandykite įžvelgti kaip pasikeičia pardavimai sezono metu:
• Jei ryškiai – priimti sistemos siūlomą reikšmę;
• Jei vos pastebimai – pakoreguoti buferį į mažesnę pusę iki apytiksliai tarpinės reikšmės tarp galiojančio ir siūlomo buferio;
• Jei padidėjimo neįžiūrite – palikite galioti seną buferio reikšmę.

Sezono pabaiga. Buferius siūloma atstatyti į buferio dydį, galiojusį prieš sezoną. Šis dydis sezono metu užsaugomas SKU parametrų lauke Prieš sezoninis buferis, kurį vartotojas gali koreguoti. Jei prekės pardavimai sezono metu, lyginant su ankstesniu sezonu, buvo didesni, tikėtina, kad ir po sezoniniai pardavimai bus didesni. Prieš priimdami sprendimą pasižiūrėkite kaip pasikeitė pardavimai sezono metu lyginant su praeitu sezonu.
Įdomūs tik tokie pokyčiai, kai pardavimai keitėsi 40% ir daugiau. Priimdami sprendimą venkite perdėto tikslumo, nes jis neturi praktinės prasmės (žr. mokymų medžiagą "Optimalus atsargų valdymas"):

• Jei pardavimai keitėsi, atitinkamu koeficientu pakoreguokite iš naują buferio reikšmę;
• Jei pasikeitimas iki 40%, priimkite sistemos siūlymą.
Jei siūloma buferio reikšmė 0, gali būti, kad prekė pakankamai nauja ir neturėjo buferio prieš sezoną. Tokiai prekei reikia nustatyti po sezoninį buferį pagal formulę:
Buferis = Planuojami pardavimai per laikotarpį (Papildymo laikas + Papildymo periodas) x 1,33

Priimti sistemos siūlymą
Eilutėje nieko koreguoti nereikia, pereikite prie kitos eilutės analizavimo.


Palikti galioti prieš siūlymą buvusią reikšmę
Į lauką Naujas buferis, įrašyti reikšmę, rodoma lauke Buferis.


Įrašyti kitą buferio reikšmę
Į lauką Naujas buferis, įrašyti norimą buferio reikšmę.
Pabaigoje vykdyti veiksmo pranešimą

Prognozių papildymas

Prognozavimo veikimo esmė.
SKU, kurie valdomi Prognozių pagrindu, buferis kasdien suskaičiuojamas pagal suvestas pardavimų prognozes. Šį valdymo būdą tikslinga pasirinkti SKU su ilgu papildymo ciklu, kurio laikotarpyje pardavimai gali pasikeisti daugiau nei 30%.
Sklandžiam sistemos darbui užtikrinti, būtina suvesti pardavimų prognozes „prognozuojamiems“ SKU ne mažiau kaip laikotarpiui Papildymo laikas + Papildymo periodas + Rezervo laikas. Rezervo laikas suskaičiuojamas pagal raudonos zonos dydį (jei raudona zona 33% buferio dydžio, rezervo laikas priskiriamas 33% nuo Papildymo laiko ir Papildymo periodo sumos.
Užsakymų kūrimas, matavimo ataskaitos ir kitas funkcionalumas išlieka standartinis Soft4 Inventory.

Prognozuojamos prekės požymio priskyrimas SKU sąraše.

Forma SKU parametrų skaičius
Prekėms, kurias valdysime Prognozių pagrindu parinkti Valdymo tipą S4I prognozė

Jei tai reikia atlikti dideliam SKU kiekiui, pasinaudoti funkcija Keisti laukus.

Istoriniai duomenys

Soft4 Inventory, S4I_Prognozėmis valdomų SKU pardavimo statistikoje, rodomi pardavimų neskaitant judėjimų tarp įmonės padalinių. Pardavimų statistika rodoma prognozių įvesties formoje ir grafike Žali stulpeliai. Grafikas iškviečiamas F8 arba Naujinti grafiką varnele Prognozių įvesties formos antraštėje.

Prognozių įvedimas

Prognozių įvedimo aplinką galima pasiekti iš formos SKU skaičius. Per pagrindinį meniu atidarytoje formoje reikia pasirinkti arba atsifiltruoti tik S4I prognozė valdymo tipo SKU.
Formą atidarant per Role center Trūkstamų prognozių skaičius, sąrašas iškart filtruojamas tik S4I prognozė valdymo tipas ir galiojimas Trūksta prognozių.
Atsistoti ant SKU, kuriam norime įvesti prognozę. Naršyti > Įvesti prognozes
Prognozes įvesti į prognozių lentelę. Prognozes būtina įvesti visoms raudonai pažymėtiems mėnesiams. Įvesti galima ir 0, jei kažkurį mėnesį pardavimų neplanuojate.

Suvestos prognozės matomos grafike mėlyna spalva.
Įvedus pasirinkto SKU prognozes, pereiti prie kito SKU. Naudojant Prognozių įvedimo formos navigavimo mygtukus pereinama prie sekančio arba ankstesnio įrašo SKU duomenų keitimas formoje.

Pereinant prie kito SKU parodomas pranešimas klausiantis ar iškart perskaičiuoti buferį pagal įvestas prognozes. Dažniausia pasirinktis Yes. Pasirinkus No, buferis bus perskaičiuotas artimiausio SKU perskaičiavimo metu.

Prognozių papildymas ir tikslinimas

SKU, kuriems prognozės suvestos nepakankamam kiekiui mėnesių rodomos:
Role center rodomas tokių SKU kiekis

SKU, kurioms trūksta prognozių nerodomos užsakymų formoje, todėl
KASDIEN būtina pasižiūrėti ar neatsirado prekių, kurioms trūksta prognozių!
Paspaudus mygtuką, rodomas tokių SKU sąrašas
Prognozės papildomos kaip aprašyta aukščiau Prognozių įvedimas
Užsakymai formuojami pagal standartinį Soft4 Inventory funkcionalumą formoje papildymo užduotys.

Užsakymų sudarymo darbai

Rolės centre Papildymo užduotys rodomas SKU kuriems pagal grafiką atėjo laikas užsakymui skaičius.

Paspaudus mygtuką atidaromas Paraiškų darbalapis. Jame pateikiami siūlomi užsakyti kiekiai. Taip pat rodomi ir tie SKU kuriems užsakytinas kiekis yra 0, tačiau atėjo pagal užsakymo grafiką nustatyta diena užsakymui.
Darbo eiga:
• Priimti siūlomus užsakyti kiekius arba juos pakoreguoti;
• Pakoreguoti planuojamą pristatymo datą;
• Suformuoti užsakymo dokumentus.
Sukurti dokumentai, turi būti perduoti vykdymui, pagal egzistuojančias įmonės tvarkas.
Sukurtus dokumentus, numatytam adresatui (tiekėjui, sandėliui, gamybos padaliniui), rekomenduojama perduoti tą pačią darbo dieną.
Darbas laikomas atliktu, kai sukuriami ir perduodami vykdymui visi, pagal grafiką numatyti, užsakymai.

Formoje rodomi duomenys
Šalia duomenų aprašytų dalyje SKU parametrai, užsakymų formoje rodomi papildomi laukai

Norimų užsakyti SKU pasirinkimas
Kurti užsakymų dokumentus galima visoms eilutėms vienu metu arba filtruojant eilutes mažesnėmis imtimis. Rekomenduojamos filtravimo imtys:
• Pirkimams - Pagal sandėlio kodą ir Tiekėjo kodą;
• Perdavimams - pagal sandėlio gavėjo kodą ir sandėlio siuntėjo kodą.

Užsakomo kiekio koregavimas
Bendrus užsakymo duomenis galima stebėti laukuose** Suma, Svoris, Tūris, Paletės, Kiekis**. Pakoregavus užsakytinus kiekius atnaujinkite informaciją mygtuku Atnaujinti statistiką. Jei bent vienai prekei, patenkančiai į atfiltruotą imtį, nenurodytas atitinkamas parametras (Kaina, Svoris, Tūris, Kiekis paletėje) rodoma reikšmė KLAIDA.

Jei tiekėjai yra nustatę minimalius užsakymo apimties reikalavimus kurie taikomi visam užsakymui (pvz.: ne mažiau nei 10 000 EUR arba/ir ne mažiau nei 10 palečių) tokių tiekimo reikalavimų priminimą galima matyti Paraiškų darbalapio FactBox Tiekimo reikalavimai prieš tai juos nurodžius Tiekėjo kortelėje/SOFT4 Inventory Tiekimo reikalavimai.

Pasiūlytą užsakyti kiekį galima koreguoti jei:
• Norima optimaliai išnaudoti transportą arba/ir įvykdyti tiekėjo nustatytos minimalios užsakymo apimties reikalavimą;
• Norima užsakyti prekes ilgesniam nei standartinis papildymo laikui. T.y. kai iš anksto žinoma, kad kito užsakymo neįmanoma išsiųsti įprastu periodiškumu (pvz. tiekėjų atostogos). Jei laikas ilgėja dėl to, kad keičiasi pagrindinės tiekimo sąlygos, būtina koreguoti laikus SKU nustatymuose ir atitinkamai keisti buferių dydį;
• Norima atvežti papildomą prekės kiekį specialiems atvejams (Specialus kliento užsakymas, naujos parduotuvės lentynų užpildymas ir t.t.).
Visais kitais atvejais, būtina koreguoti SKU buferio dydį SKU kortelėje. Po korekcijos, būtina atnaujinti kiekius. (Naujint būseną)

Korekcija, kai norima optimaliai išnaudoti transportą arba/ir įvykdyti tiekėjo nustatytos minimalios užsakymo apimties reikalavimą

Kaip tikrinimo informacijos šaltinį, galima naudoti SKU Grafiką
Atlikus perskaičiavimą, formos laukuose Suma, Svoris, Tūris, Paletės rodoma pasirinktų SKU, numatomų užsakymų, suminė informacija.

Korekcija, kai norima užsakyti prekes, ilgesniam nei standartinis, papildymo laikui
Koreguojama perskaičiuojant užsakomus kiekius pagal pasirinktą daugiklį.
Daugiklis parenkamas pagal formulę:
Daugiklis = Numatomas papildymo laikas (Papildymo laikas numat + Papildymo periodas_numat) / (Standartinis papildymo laikas Standartinis papildymo periodas)

Kaip tikrinimo informacijos šaltinį galima naudoti SKU Grafiką.

Korekcija papildomam kiekiui atvežti
Papildomai norimą atvežti kiekį galima užsakyti įvedant jį į lauką Korekcijos kiekis.
Atvežus ir užpajamavus papildomą kiekį, būtina jį nedelsiant rezervuoti.
Darant SKU užsakymą, jei lauke Planuojamas gavimas yra rodomas dar neatvykęs papildomai užsakytas kiekis, būtina, papildomai užsakytą kiekį įvesti į lauką Korekcijos kiekis.


Planuojamos pristatymo datos korekcija
Kiekvienos Paraiškų darbalapio eilutės planuojama pristatymo data kurį bus įrašoma į pirkimo užsakymą nurodyta lauke Terminas (Jei nematote, įsidėkite per Pasirinkti laukus)
Atfiltruotiems SKU ją galima pakeisti lauke Nustatyti naują terminą parinkus norimą datą

Užsakymo dokumentų kūrimas
Prieš kuriant užsakymo dokumentą, galima patikrinti, siūlomus užsakyti aktualiausių prekių kiekius. Kaip tikrinimo informacijos šaltinį galima naudoti SKU Grafiką.
Atnaujinkite numatomo užsakymo suminius parametrus (F7). Formos laukuose Suma, Svoris, Tūris, Paletės, rodoma pasirinktų SKU, numatomų užsakymų suminė informacija.
Vykdyti veiksmo pranešimą
Priklausomai nuo papildymo sistema, nurodyto SKU parametruose, sukuriami atitinkami dokumentai:

Atsargų būklės sekimo darbai

SKU, kurių likutis yra nukritęs į raudoną zoną, reikalauja papildomo vadybininko dėmesio.
Rolės centre** Juod. Raud. sandėliavimo vienetų skaičius** rodomas SKU kurių atsargos pasiekė kritinį lygį skaičius.
Paspaudus mygtuką, atidaromas formos S4I Black Red sąrašas, kuriame SKU surūšiuoti pagal buferio .
• Aktuali sprendimams šioje formoje informacija pateikiama laukuose:
• Atsargos;
• Buferio%;
• Lygis (Spalva);
• Planuojami gavimai;
• Buferio % su planuojamais gavimais
• Lygis su planuojamais gavimais (Spalva)
• Trūkumas (Shortage)

Veiksmai
Jei likutis raudonoje/juodoje zonoje ir kiekis kelyje = 0:
• Skubiai užsakyti prekes. Su tiekėju sutarti dėl ankstesnio nei įprastai jų pristatymo.
• Jei likutis raudonoje/juodoje zonoje ir kiekis kelyje > 0:
• Pasirūpinti, kad užsakytos prekės atvyktų greičiau nei baigsis likutis;
• Patikrinti ar kiekio kelyje pakanka, kad likutis nepasiektų kritinio lygio artimiausioje ateityje Jei Buferio procentas su Numatyta gauti yra < 45%, tikėtina, kad užsakyto kiekio neužteks ir reikia užsakyti papildomai.
• Jei lauke Trūkumas (Shortage) rodoma reikšmė
• Skubiai užsakyti prekes. Su tiekėju sutarti dėl ankstesnio nei įprastai jų pristatymo;
• Pasirūpinti, kad užsakytos prekės atvyktų greičiau nei baigsis likutis;