Duomenų pasitikrinimas prieš GPAIS įrašų kūrimą
Prieš kuriant GPAIS įrašus, GPAIS administratoriaus rolės centre reikia pasitikrinti sąrašus:
- Atviri GPAIS gaminiai/prekiniai vienetai – pabaigti įvedimą ir pateikti. Tik pateiktiems GPAIS gaminiams/prekiniams vienetams bus kuriami GPAIS įrašai;
- GPAIS gaminiai/prekiniai vienetai be prekės susiejimo – peržiūrėti ir susieti su preke;
- Prekės be galiojančio prekinio vieneto – peržiūrėti ir atnaujinti informaciją;
- Prekės be privalomo prekinio vieneto – peržiūrėti, sukurti ir pateikti GPAIS prekinius vienetus;
Naudojant elektroninės įrangos ar baterijų srautą - atitinkamai pasitikrinti susijusius sąrašus, pateikiamus rolės centro aktyviuose rodiniuose. Visi šie tikrinimai turi būti atlikti prieš kiekvieną naujo laikotarpio GPAIS įrašų formavimą.
Jei randama tokių įrašų, prieš kuriant GPAIS įrašus rekomenduojama juos sutvarkyti, ypač jei jie aktualūs laikotarpiui, už kurį planuojama kurti GPAIS įrašus.
Taip pat pasitikrinimui, ar visoms prekėms yra sukurtos GPAIS gaminių/prekinių vienetų kortelės, tačiau kurioms nepažymėtas prekės kortelės laukas „Privaloma GPAIS pakuotė“ ir jos nematomos rolės centro rodinyje, galima naudoti prekių sąrašą ar prekių knygos įrašus, pridėjus atitinkamus filtrus, pvz.:
Alternatyvus pasitikrinimas, ar visoms prekėms yra sukurtos bei pateiktos GPAIS gaminių/prekinių vienetų kortelės - iš prekių knygos įrašų pasiekiama ataskaita, pasirenkant Ataskaita -> Nesukurtos GPAIS gaminio/PV kortelės:
Ataskaitoje atvaizduojamos importuotos prekės, kurioms nėra sukurtos prekinio vieneto kortelės pakuotės srautui, bet pasirinktu laikotarpiu yra pirkimo įrašų arba prekinio vieneto kortelė sukurta, tačiau nepateikta. Tikrinimas atliekamas prekės rūšies lygiu.
GPAIS nustatymai prieš įrašų formavimą
Prieš GPAIS įrašų formavimą, lentelėje GPAIS nustatymai, pasitarus su konsultantu privaloma įrašyti lauko GPAIS įrašo pradinis Nr. reikšmę. Šis nustatymas atliekamas tik vieną kartą. Jei pradedate dirbti su GPAIS, numeruoti įrašus pradedama nuo 1.
Jeigu ankstesnėje verslo valdymo sistemoje naudojotės GPAIS funkcionalumu, pateikiant įrašus per integraciją, būtina nurodyti paskutinio įrašo Nr. + 1, t.y. išlaikyti įrašų numeravimo tęstinumą GPAIS sistemoje.
GPAIS įrašų nustatymai
GPAIS įrašų nustatymus rekomenduojama atlikti kartu su konsultantu. Jie lemia, iš kokių prekės knygos įrašų bus skaičiuojami GPAIS vienkartinės pakuotės įrašai, koks gavimo/veiklos būdas bus priskirtas sukurtuose įrašuose. Reikalingus įrašų nustatymus reikia pažymėti kaip aktyvius (atsižvelgiant į aprašą, GPAIS srauto tipą, prekinio vieneto kategoriją bei prekių knygos įrašo tipą):
Jei pagal įmonės procesus nėra standartinio įrašų nustatymo, yra galimybė sukurti bei aktyvuoti individualų įrašų nustatymą rankiniu būdu.
GPAIS daugkartinės pakuotės įrašų nustatymai
GPAIS daugkartinės pakuotės įrašų nustatymus rekomenduojama kartu su konsultantu. Jie lemia, iš kokių prekės knygos įrašų bus skaičiuojami GPAIS daugkartinės pakuotės įrašai, koks gavimo/veiklos būdas bus priskirtas sukurtuose įrašuose. Reikalingus įrašų nustatymus reikia pažymėti kaip aktyvius (atsižvelgiant į aprašą, prekinio vieneto kategoriją bei prekių knygos įrašo tipą):
Po 2025 m. teisės aktų pakeitimų daugkartinės pakuotės apskaitos logika gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos modelio, todėl gali reikėti individualiaus įrašų skaičiavimo pritaikymo.
GPAIS įrašų žurnalai, įrašų kūrimas
Išleisti į rinką pakuočių ir gaminių kiekiai pagal prekinių vienetų ir gaminių kortelių duomenis ir aktyvuotus GPAIS įrašų nustatymus skaičiuojami GPAIS gaminių/prekinių vienetų žurnale.
GPAIS žurnalas yra pasiekiamas per paiešką ar iš GPAIS administravimo rolės centro - rinkitės GPAIS gam./prek.vnt. žurnalas:
Sukurkite atskirus žurnalo paketus, rekomenduojama kiekvienam naudojamam srautui, spausdami Naujas, numeruodami pagal periodus (mėnuo, ketvirtis). Aprašo lauke užpildykite detalesnę informaciją, įrašykite periodo pradžios ir pabaigos datas.
GPAIS įrašų kūrimas
Norėdami sukurti GPAIS įrašus, pasirinkite žurnalo paketą ir spauskite Procesas -> Sukurti žurnalą:
Atsidariusiame užklausos lange laukai užpildomi pagal sukurtą žurnalo paketą, todėl reikia tik paspausti Gerai:
Žurnalo eilutės sukuriamos pagal aktyvuotus įrašų nustatymus, prekinių vienetų kortelių duomenis ir prekių knygos įrašus automatiškai:
Žurnalo eilutės yra grupuojamos pagal prekinio vieneto Nr. (nebent kitaip nurodyta GPAIS įrašų nustatymuose).
Sukurtas GPAIS žurnalo eilutes reikia pasitikrinti, kiekio ar svorio laukų redaguoti rankiniu būdu neleidžiama. Pirkimo, pardavimo dokumentuose ir prekių žurnaluose yra laukai: GPAIS gavimo būdas, GPAIS veiklos būdas, GPAIS daugkartinės pakuotės operacijos tipas, GPAIS tuščia pakuotė, Netraukti į GPAIS. Jei šie laukai buvo neteisingai užpildyti registruotuose dokumentuose, galima pasikoreguoti registruotuose įrašuose GPAIS laukus, naudojant iš prekių knygos įrašų funkciją Redaguoti GPAIS laukus:
Radus neatitikimų, duomenys pakoreguojami, tuomet žurnalo eilutes reikia sukurti iš naujo, prieš tai ištrinant senas eilutes:
Pažymėtina, kad jei grąžintų ir į rinką išleistų prekių kiekis pagal veiklos ir gavimo būdą sutampa, 0 kiekis žurnale neatvaizduojamas.
Patikrintas GPAIS žurnalo eilutes reikia užregistruoti, GPAIS gaminių/prekinių vienetų žurnale spaudžiant Registruoti/Spausdinti -> Registruoti:
Registruotus GPAIS įrašus galima peržiūrėti GPAIS administratoriaus rolės centre Registruoti dokumentai -> GPAIS įrašai:
GPAIS įrašuose išsaugoma GPAIS žurnalo paketo pavadinimo reikšmė ir pagal šį paketo pavadinimą rekomenduojama filtruoti, eksportuoti įrašus.
Prie apmokestinamųjų gaminių nurodomas išleistas į rinką svoris tonomis, kuris žurnalo registravimo metu yra patikrinamas. Į GPAIS eksportuojami dešimtainiai bei neigiami (dėl prekių grąžinimo) prekių kiekiai.
Pakuotės srauto įrašai atvaizduojami GPAIS pakavimo įrašuose, nurodant pakuotės kiekius ir pakuotės svorį, išleistą į rinką:
Užregistravus GPAIS įrašus bei pasitikrinus jų duomenis, susiformuojant ataskaitas, galima eksportuoti duomenis į GPAIS.
GPAIS įrašų kūrimas daugkartinei pakuotei
Importuotai daugkartinei pakuotei, gautai su prekėmis, žurnalo įrašai susiskaičiuos pagal daugkartinės pakuotės įrašų nustatymus bei užpildytas prekinių vienetų korteles, pirkimo dokumentuose papildomų laukų pildyti nereikia. Pvz. iš užsienio gavus prekes su daugkartiniais padėklais, kurie buvo nukrauti po prekių gavimo - susikurs tokie GPAIS žurnalo įrašai:
Jei daugkartinė pakuotė nevedama pirkimo ar pardavimo dokumentuose, daugkartinės pakuotės apskaitą galima periodiškai vesti prekių žurnale. Tokiu atveju kuriamas teigiamas įrašas importuotos daugkartinės pakuotės kiekiui, nurodant arba šalies kodą, arba užpildant GPAIS gavimo būdą bei neigiamas įrašas - išleistam į rinką daugkartinės pakuotės kiekiui, užpildant GPAIS veiklos būdo lauko reikšmę.
Po įstatyminių pakeitimų 2025 m., rekomenduojama peržiūrėti daugkartinės pakuotės įrašų nustatymus kartu su Softeros konsultantu, pritaikant juos pagal įmonės procesus.
Registruotų GPAIS įrašų patikra, atšaukimas
Užregistravus GPAIS įrašus, jų teisingumui pasitikrinti rekomenduojama susigeneruoti ataskaitas, naudojant žurnalo paketo pavadinimo filtrą to laikotarpio duomenims gauti:
| Ataskaita | Paskirtis |
|---|---|
| GPAIS pakuočių ataskaita pagal FR0524 klasifikatorius | Rodo nustatytu periodu išleistos į rinką pakuotės kiekius ir svorius pagal FR0524 klasifikatorių, sugrupuotus pagal GPAIS gavimo ir veiklos būdus |
| GPAIS pakuočių ataskaita pagal šalį | Rodo nustatytu periodu išleistos į rinką pakuotės kiekius ir svorius pagal FR0524 klasifikatorių, sugrupuotus pagal šalį bei GPAIS gavimo ir veiklos būdus |
| GPAIS pakuočių ataskaita pagal medžiagą | Rodo nustatytu periodu išleistos į rinką pakuotės svorį tonomis pagal medžiagą ir medžiagos kategoriją, su galimybe matyti detalius įrašus pagal prekinį vienetą |
| GPAIS daugkartinės pakuotės | Rodo nustatytu periodu išleistas į rinką ir susigrąžintas daugkartines pakuotes pagal FR0524 klasifikatorių, sugrupuotas pagal GPAIS gavimo ir veiklos būdus |
| GPAIS gaminių suvestinė | Rodo nustatytu periodu išleistų į rinką apmokestinamųjų gaminių svorį tonomis, sugrupuotą pagal GPAIS srautą bei veiklos ir gavimo būdus |
| Nesukurtos GPAIS gaminio/PV kortelės | Atvaizduojamos importuotos prekės, kurioms nėra sukurtos prekinio vieneto kortelės pakuotės srautui, bet pasirinktu laikotarpiu yra pirkimo įrašų, arba kortelė sukurta, tačiau nepateikta |
| GPAIS pakuočių apskaita | Rodo nustatytu periodu pakuočių kiekius pagal medžiagą, perdirbimą, operacijos tipą ir prekes. Duomenys surenkami iš prekės knygos įrašų – naudinga suskaičiuotų GPAIS įrašų patikrai |
GPAIS įrašų lentelės duomenys naudojami eksportui į GPAIS, todėl pastebėjus klaidų, sukurtus GPAIS įrašus galima atšaukti. Norėdami atšaukti GPAIS įrašus, veiksmų juostoje pasirinkite Atšaukti įrašus:
Atsidariusiame užklausos lange, nenurodžius jokių filtrų ir paspaudus Gerai ir patvirtinus pasirinkimą, bus atšaukti visi aktyvūs įrašai:
Atšaukus įrašus, GPAIS įrašų sąraše požymis „Atšaukta“ prie GPAIS įrašų tampa aktyvus:
Po įrašų atšaukimo galima vėl kurti GPAIS gaminių/prekinių vientetų žurnalo eilutes tam pačiam periodui. Ataskaitų skaičiavimuose atšaukti GPAIS žurnalų įrašai nedalyvauja.
GPAIS laukų koregavimas
Pasitaiko situacijų, kai reikalinga registruotuose įrašuose masiniu būdu pakoreguoti GPAIS laukus. Duomenų taisymui naudojama iš prekės knygos įrašų pasiekiama funkcija "Redaguoti GPAIS laukus":
Atfiltravus reikalingus įrašus, pasirinkus šią funkciją, aktyvuojami keistini GPAIS laukai. Galima koreguoti:
- įtraukimo į GPAIS požymį;
- gavimo ir veiklos būdus;
- gavimo ir veiklos šalies kodus;
- tuščios pakuotės požymį;
- daugkartinės pakuotės operacijos tipus.
Pavyzdžiui, jei daugkartinės pakuotės išleidimo į rinką atveju pardavimo dokumento eilutėse turi būti užpildytas laukas "Daugkartinės pakuotės operacijos tipas" reikšme "Išleidimas į rinką" ir pamiršus užpildyti duomenis iki pardavimo dokumento užregistravimo, korekcijas galima atlikti atsifiltravus reikiamus įrašus ir naudojant funkciją Redaguoti GPAIS laukus -> Pakeisti GPAIS daugkartinės pakuotės operacijos tipą, pasirinkti reikalingą reikšmę:
Po funkcijos įvykdymo atfiltruoti įrašai atsinaujina nurodytomis reikšmėmis:
Prekės knygos įrašų GPAIS laukai dalyvauja GPAIS įrašų skaičiavimuose, todėl korekcijas reikia atlikti iki GPAIS įrašų kūrimo.