Kas keičiasi migruojant į BC23?

Kas keičiasi naujinant sistemą į Business Central?

Kodėl verta migruoti į SAAS?

• Didesnis saugumas, prisijungimas su M365 paskyromis.
• Stabilesnė aplinka, duomenų atstatymas bet kurią minutę per paskutines 30 dienų.
• Pastoviai naujinama aplinka, naujausios funkcijos iškart pasiekia vartotojus.
• „Edit in Excel“ greitam duomenų suvedimui bei integracija su kitais Microsoft produktais (Teams, Outlook, Power Apps).
• Darbuotojų portalas
• Automatinis kontaktų kūrimas (rekvizitai.lt).
• Atnaujintos Power BI ataskaitos.
• Banko operacijų importas realiu laiku ir automatinis gretinimas (Bankfeed).
• Integracijos su elektroninėmis parduotuvėmis (eCom).
• Automatinis pardavimo sąskaitų, priminimo pažymų, suderinimo aktų siuntimas.
• Kiekvieną ketvirtį on-line susitikimo metu pristatome naujienas. Paskutinius mokymus rasite čia;
• Nuolat naujinamos vartotojo instrukcijos
• Analizė tiesiogiai sistemos sąrašuose.
• Didžiosios knygos dimensijų koregavimas neatšaukiat įrašų.

SAAS aplinka

• Prisijungimui reikės M365 paskyrų. Jei nenaudojate M365, įsigyti galite pas jus administruojančią IT įmonę arba patys (pvz. pas Telia). Pakanka Business Basic plano.
• Atnaujintos Business Central licencijos taisyklės. Naujausią versiją rasite čia. Pasikeitusios taisyklės nebeleidžia Komandos nario licencijai registruoti užsakymų/ kurti prekių (tik pasiūlymus).
• Įmonės IT administratorius turės galimybe atlikti daugumą Business Central aplinkos administravimo darbų (vartotojai, atsarginės kopijos, testinės aplinkos, produktų naujinimas). Informaciją apie administravimą rasite čia. Softera taip pat turės administratoriaus teises ir kaip iki šiol atliks sutartas užduotis. Informaciją apie įgalioto administratoriaus teises rasite čia.
• Kiekvienas klientas SAAS aplinkoje nemokamai turi 80 GB vietos, plius po 2 GB už kiekvieną vartotoją.
• Microsoft nuolatos naujina Business Central, patiems klientams nereikia niekuo rūpintis. Gavus pranešimą, kad bus naujinama aplinka, jūs galite pasirinkti jums tinkamą laiką, bet galimybės visai nenaujinti nėra. Mažesni atnaujinimai būna katą per mėnesį, o du kartus per metus (spalį ir balandį) naujinama pagrindinė versija. Kartu su pagrindine versija atnaujinami visi turimi partnerių sprendimai. Esant poreikiui šiuos sprendimus naujinti dažniau, tai vieno mygtuko paspaudimu gali atlikti tiek pati įmonė, tiek Softera.
• Testinės aplinkos (SandBox). Visos įmonės gali susikurti iki 3 testinių aplinkų, kur gali testuotis jiems kuriamus funkcionalumus, taip pat įsitikinti, kad turimi funkcionalumai veiks ir po versijų naujinimo. Microsoft išleidus naują versiją, klientams, turintiems modifikacijų, Softera primins kaip prasitestuoti jiems kurtus individualius funkcionalumus.
• Sistema pasiekiama per interneto naršyklę. Yra galimybė iš Microsoft Store atsisiųsti ir instaliuoti programėlę, kuria standartiškai galima prisidėti į meniu ar užduočių juostą. Reikalavimai sistemai: Windows10 ir naujausios Edge arba Chrome naršykles. Skaityti plačiau čia.

Mokymų medžiaga

Filmukai „Kas keičiasi?“
• PVM nustatymai

• SEPA mokėjimai

• Nustatymai

• Funkcionalumai

Instrukcija „Ką reikia žinoti ir pasidaryti migruojant į BC22“

Business Central pagrindų video mokymai čia.
Nuolat naujinamos instrukcijos pagal procesus https://instrukcijos.softera.lt/
On-line seminarai kas naujo Business Central ir Softera produktuose:

• Kas naujo BC22

Kas naujo BC21

Kas naujo BC19

Kas naujo BC18

2022m. rudenį vykusių finansų valdymo mokymų įrašai:

Didžioji knyga
00:00:00 Įžanga
00:01:30 Sąskaitų planas, nustatymai, duomenų peržiūra
00:33:21 Dimensijų nustatymai, taisyklės, analizė
00:59:50 Didžiosios knygos įrašų suvedimas, atšaukimas, registrai
01:40:55 Ataskaitos ir metų uždarymas

Pirkimų ir pardavimų apskaita
00:00:00 Įžanga
00:00:42 Pirkimo dokumentai
00:02:10 Tiekėjų kortelių kūrimas
00:15:10 Sąskaitų ir kreditinių dokumentų įvedimas
00:39:06 Pardavimo dokumentai
00:39:56 Pardavimo SF
00:47:37 Pardavimo SF siuntimas
00:56:04 Pardavimo grąžinimo pažyma
01:00:51 Būsimų laikotarpių sąnaudų apskaita
01:14:29 Ilgalaikio turto pagrindinės operacijos
01:36:12 Mažaverčio turto apskaita

Gautinos ir mokėtinos sumos
00:00:00 Įžanga
00:01:29 Užskaitos
00:13:23 Skolų suderinimo aktai
00:36:02 Priminimo pažymos
00:53:53 Skolų įrašų gretinimai ir atgretinimai
01:30:11 Sintetikos ir analitikos sutikrinimas
01:42:57 Prekių inventorizacija
01:53:56 Ilgalaikio turto inventorizacija

Pinigų apskaita
00:00:00 Įžanga
00:00:43 Bankinės operacijos
00:49:10 Grynųjų pinigų apskaita
01:00:04 Atskaitingų asmenų apskaita
01:19:11 Valiutos

Mokesčių apskaita
00:00:00 Įžanga
00:00:26 iSAF rinkmena
00:16:46 PVM ataskaitų (FR0600 ir FR0564) suformavimas, PVM laikotarpio uždarymas
00:32:08 FR0564
00:34:36 Sąskaitų anuliavimas
00:56:23 iVAZ duomenų teikimas
01:05:50 Intrastat
01:21:55 Kuro apskaita

Valdymo apskaita, analizė
00:00:00 Įžanga
00:00:31 Biudžetai, plano ir fakto palyginimas
00:17:34 Darbas su sąskaitų suvestinėmis
00:51:40 Kiti DK duomenų ir dimensijų analizės įrankiai BC365 sistemoje
01:05:03 Einamieji pinigų srautai

Demo aplinka

Tai aplinka, kurioje mokosi visi klientai ir kuri turi demo duomenis. Ši aplinka suteikiama nemokamai.
Softera DEMO aplinka: https://t1010434.dynamicstocloud.com:8080/
DEMO vartotojas: demo@softera.lt
DEMO Payroll vartotojas: demo-payroll@softera.lt
Slaptažodis: Softera2022*

Funkcionalumai

Naujas produktas - tiek Business Central, tiek Softeros sprendimai keičiasi. Tai reiškia, kad šįkart neperkelsime turimo funkcionalumo 1:1. Darbas, kurį atlieka sistema nesikeičia. Keičiasi kaip darbas atliekamas. Žemiau pateikti pasikeitimai trumpai, daugiau informacijos rasite pateiktose instrukcijose ir filmukuose.

• Keičiasi vartotojo sąsaja. Sistema pasiekiama tik per interneto naršyklę. Su nauja sąsaja galite susipažinti čia.

• Reikia peržiūrėti PVM registravimo nustatymus. Tai pasidaryti padės paruoštas filmukas ir instrukcija.

  • Ar užtenka išskirtų PVM registravimo grupių, nes priešingai nei anksčiau (vienai kombinacijai priskirdavo du ISAF kodus, vieną pirkimo, kitą pardavimo operacijoms), dabar galime priskirti tik vieną ISAF kodą:
    „IMAS PVM kodas Pirkimams“/“IMAS PVM kodas Pardavimams“ = “Mokesčio kodas”
    Šią užduotį reikėtų pasidaryti prieš migravimą.
  • DK nustatymuose pasitikrinti ar naudojamas teisingas nustatymas laukelyje „Pirk.-mokėtojo/pirkėjo PVM skaič.“, turi būti nustatyta reikšmė „Pirkėjo/tiek.-siuntėjo Nr.“, tam kad ISAF dokumentuose būtų deklaruojamas pirkėjas/tiekėjas, kuriam išrašoma sąskaita, o ne kuris yra mokėtojas.
  • Atsirado naujų laukų, arba seni laukai pakeitė pavadinimus:
    • “Metalo, medienos pardavimas” = „Grąžinimo PVM“ (naudojame, kai PVM priskaitomas ir atskaitomas, bet pirkėjo skola neturi padidėti).
    • „PIPS pardavimas“ = “VIES pardavimas”
    • “Neįtraukti į ISAF” – pažymimos tos PVM kombinacijos, kurios neturi būti traukiamos į ISAF.
    • “Trišalė ES šalių prekyba” ir “Trišalė ES šalių tarpinė rolė” – nauji laukai, galima pažymėti trišalės prekybos PVM kombinacijas, tuomet dokumentuose šie nustatymai užsipildys automatiškai.
  • Peržiūrėti PVM ataskaitos sumines eilutes, nes keitėsi nustatymai. Formulės eilutės (36) nustatymai turi būti: Eilutės tipas - „Aprašas“, varnelė - „Naudoti formulę“, „Formulė“ laukelis, kuriame suvedama formulė.

• Peržiūrėti Pardavimų ir gautinų sumų nustatymus dėl atsiradusių:

  • Papildomų išorinių numerių serijų priskyrimo ir numerių tikrinimo laukų.
  • Pirkėjų kortelių dublikatų tikrinimo nustatymų.

• Peržiūrėti Pirkimo ir mokėtinų sumų nustatymus dėl atsiradusių:

  • Tiekėjų kortelių dublikatų tikrinimo nustatymų.

• DK nustatymuose, skirtuke Sąskaitų suvestinės, nusistatyti balanso ir pelno nuostolių suvestines, bei stulpelių maketus, kurie turi būti naudojami spausdinant VAS balanso ir pelno nuostolių ataskaitų formas.

• Banko pavedimai (video instrukcija):

  • Peržiūrėti banko kortelių nustatymus, nes pasikeitęs SEPA funkcionalumas ir pildomi laukai, lyginant su senomis SL versijomis.
  • Kadangi dabar banko išrašo importas vykdomas į bendruosius žurnalus, tai juose turi būti sukurta po atskirą žurnalo paketą, kiekvienam bankui, kurio išrašas bus importuojamas. Taip pat paketai turi būti subalansuoti su atitinkamomis banko sąskaitomis.
  • Importuojant išrašą Banko mokesčiai yra atpažįstami pagal tekstą, kurį apsirašome bendruosiuose žurnaluose „Susieti tekstą su sąskaita“.
  • Nebeliko Mokėjimų/paraiškų užs. Žrn. – pavedimus ruošiame ir eksportuojame Pinigų mokėjimo žurnale.
  • Paruoštų mokėjimų žurnale nereikia tvirtinti.
  • Pavedimo paskirtis Pinigų mokėjimo žurnale yra pildoma su funkcija „Įvesti užsakymo duomenis“ > „Vienai eilutei“/Visoms išfiltruotoms eilutėms“.

• Pasikeitė ISAF funkcionalumo sąsaja. Joje patogiau peržiūrėti eksportuojamus dokumentus, galima koreguoti duomenis tik ISAF eksportui.

• Naujas kasos funkcionalumas (KIO ir KPO), vedama per bendruosius žurnalus.

• Galimybė importuoti kursus už periodą, už dieną, greitai paleisti darbų eilėje darbą, kad valiutų kursai susikeltų automatiškai.

• Naujas skolų suderinimo aktų funkcionalumas.

• Intrastat koreguojančios ataskaitos turės būti ruošiamos rankiniu būdu, o ne BC.

• Naujas IVAZ funkcionalumas.

• Pasikeitė dokumentų spausdinių formos (SF, išankstinės SF, debetinės/kreditinės ir pan.). Naujų dokumentų pavyzdžius rasite čia ir čia arba prisijungę prie Business Central DEMO aplinkos.

• Pasikeitė darbo užmokesčio spausdinių formos. Jei klientas turi pasiruošęs savo individualius įsakymų, prašymų, darbo sutarties ir pan. šablonus, jie nebus perkelti į naują sistemą. Jei šablonai vis dar aktualūs, atnaujinus sistemą juos reikės perdaryti.

• Pagalvoti dėl atskaitingų asmenų apskaitos, naujoje lokalizacijoje labiau skatiname naudoti tiekėjo korteles, o ne banko, kaip anksčiau, atskaitingų asmenų apskaitai (dėl galimybės daryti mokėjimus iš sistemos, gretinimo galimybių).

• IT istorijos nustatymuose reikia įsijungti naudojimą ir pasirinkti vieną iš galimų variantų.

• IT istorijos žurnale atliekant turto perdavimą, kitam atsakingam asmeniui, arba perkeliant į kitą vietą, galima naudoti naują funkciją, kuri pagal nurodytus kriterijus automatiškai surinktų IT korteles ir supildytų žurnalo eilutes.

• Ilgalaikio turto DK žurnale, nurodžius IT reg.tipą „Perleidimas“, varnelė „Nurašymas“ užsideda automatiškai.

• DK nustatymuose pasitikrinti ar laukelyje „Rodyti sumas“ užpildyta reikšmė „Visos sumos“, jeigu ne - pasikoreguoti pagal poreikį.

• DK nustatymuose, skirtuke Registravimo grupės (LBC), susitikrinti ar sudėtos visos reikiamos varnelės.

• Pasitikrinti DK sąskaitas, į kurias fiksuojamas teigiamas ir neigiamas valiutos kursų pasikeitimai, ant šių DK sąskaitų negali būti uždėti dimensijų reikalavimai.

• Jeigu ankščiau veikloje naudojote pirkėjų/tiekėjų šablonus pasitikrinti jų veikimą, gali būti, kad reikės susikurti naujus, nes keitėsi šablonų funkcionalumas.

• Keisis kasos aparatas ir integracija su BC. Integracija su Empirija kasa bus nebepalaikoma. Vietoj jos buvo sukurta nauja integracija su ASPA kasa.

• Keisis tinklo tarnybų (angl. webservices) struktūros ir adresai. Jei turite susikūrę savo ataskaitas (Power BI, Excel ar kt.), kurios duomenis ima per tinklo tarnybas, jas reikės atnaujinti.

• Pasikeitimai GPAIS:

  • Senoje GPAIS produkto versijoje skirtingų prekių rūšių ar matavimo vienetų prekiniai vienetai galėjo būti aprašyti vienoje GPAIS kortelėje, o naujoje versijoje pasidaro privalomas atskirų GPAIS gaminių/prekinių vienetų kortelių skirtingiems matavimo vienetams bei rūšims kūrimas.
  • Permigravus, pasikeis gaminių/prekinių vienetų numeriai ir GPAIS gaminių/prekinių vienetų kodų numeriai.
  • GPAIS gaminio/prekinio vieneto aprašo formatas nurodomas GPAIS nustatymuose ir jame gali būti įtraukiamas prekės numeris, prekės aprašas, rūšies kodas bei matavimo vienetas.
  • Keičiasi GPAIS duomenų šablonai. Po permigravimo į naują Microsoft Dynamics 365 Business Central versiją, keičiasi lentelių numeriai, todėl turi būti naudojami nauji šablonai GPAIS duomenų kėlimui per paketus.
  • Vizualinis vaizdas, funkcionalumo, funkcijų, laukų pavadinimų, lentelių numerių pasikeitimai bei jų išdėstymas.

### Modifikacijos

Sistema nuomojama „tokia kokia yra“. Softera vystydama sistemą gali ją keisti, papildyti ar pašalinti rečiau naudojamus funkcionalumus. Pagrindinė pokyčių varomoji jėga yra tai, kad Microsoft per metus išleidžia 2 naujas versijas, ko pasėkoje gali technologiškai keistis platforma ir Softerai būtina atnaujinti savo kuriamus produktus.

Pasikeitus technologijai atsiranda daugiau galimybių realizuoti individualius poreikius.

• M1 – Klientai teikia pasiūlymus ir Softera matydama, kad poreikis naudingas daugeliui klientų, reikalingus pakeitimus daro savo sprendimuose. Klientams tokie pakeitimai nekainuoja. Ateityje sukursime atskirą Jira projektą, kur klientai galės teikti pasiūlymus.
• M2 – Klientai teikia pasiūlymus ir Softera matydama, kad pakeitimai nėra sudėtingi ir ateityje galėtų būti naudingi ir kitiems klientams, reikalingus pakeitimus daro savo sprendimuose, bet klientas už juos susimoka. Pagrindiniai šio varianto privalumai: klientui nereikia mokėti už pakeitimų priežiūrą ir nereikia per sistemos naujinimus papildomai testuoti. Minusas, kad tokie pakeitimai yra bendro produkto dalis ir gali būti ateityje Softera sprendimu pakeisti.
• M3 – Kliento pakeitimai realizuojami kuriant individualų sistemos papildinį („Custom App“). Pakeitimai matomi tik vienam klientui. Pakeitimai daromi tik Premium planą turintiems klientams. Šiuo atveju klientui kainuoja ne tik vienkartinis funkcionalumo sukūrimas, bet ir jo palaikymas. Mėnesinis pakeitimų mokestis svyruoja nuo 100 iki 500 Eur ir jo dydis priklauso nuo modifikacijų sudėtingumo. Turint „Custom App“ klientui atsiranda papildoma užduotis jį testuoti kiekvieną kartą prieš Microsoft arba Softeros produktų naujinimus. Softera negarantuoja, kad po tokių naujinimų pakeitimai veiks kaip buvo numatyta. Atsiradus poreikiui pritaikyti „Custom App“ prie naujausių Microsoft ar Softeros pakeitimų, darbai užsakomi ir apmokami bendra tvarka.

Kainos

Kadangi migruojama į Microsoft aplinką (SAAS), keisis sutartis. Naują sutartį suderinsime ir pasirašysime prieš atnaujinimo darbus.
Taip jau sutapo, kad šiuo metu Microsoft keičia kainodarą ir klientams reikės pasirinkti vieną iš žemiau siūlomų variantų:

• K1 – Jei klientas įsipareigoja metams, o mokėjimai atliekami kas mėnesį – taikoma sutartyje numatyta kaina.
• K2 – Jei įsipareigojimas lieka vienam mėnesiui kaip iki šiol – taikoma 20 % didesnė kaina.
• K3 – Jei klienas įsipareigoja metams ir sumoka iš anksto – suteikiama 5 proc. nuolaida.

Vienkartinis SAAS aplinkos paruošimo mokestis priklauso nuo jūsų turimos sutarties ir paslaugų plano.
Turimų individualių pakeitimų perkėlimas kainuos. Taip pat atsiranda mėnesinis modifikacijų palaikymo mokestis, kuris priklauso nuo pakeitimų sudėtingumo lygio.

DUK

1. Ar galima gauti aplinką, kur galėtume susipažinti su nauja Business Central versija?
Softera DEMO aplinka: https://t1010434.dynamicstocloud.com:8080/
DEMO PAYROLL vartotojas: demo-payroll@softera.lt
DEMO vartotojas: demo@softera.lt
Slaptažodis: Softera2022*

2. Ar keisis spausdinių formos?
Taip, spausdinamų dokumentų formos keisis. Dokumentų pavyzdžius rasite Pirkimo spausdiniai ir Pardavimo spausdiniai UNI arba prisijungę prie Business Central DEMO aplinkos.

3. Ar galima perkelti turimas spausdinių (sąskaita faktūra, važtaraštis ir pan.) formas į naujausią versiją?
Taip, spausdinamų dokumentų formas galima perkelti, bet tai bus mokami darbai. 1 dokumento paruošimas vidutiniškai kainuoja apie 12 val. darbo. Papildomus darbus reikia suderinti iš anksto prieš migravimą.

4. Kaip reikia pasiruošti prieš migravimą?

• Nepalikti neregistruotų dokumentų ir žurnalo eilučių.
• Pasikoreguoti PVM registravimo grupes (aprašyta funkcionalumo skyriuje).
• Ištrinti testines įmones.

5. Ar naujinimo metu persikels vartotojo daryti personalizavimai ir išsaugoti filtrai?
Ne. Vartotojo sąsajos funkcionalumas buvo iš esmės atnaujintas ir puslapių pakeitimus bei filtrus reikės susikurti iš naujo.

6. Kokie yra privalumai/trūkumai lyginant mokymus su demo duomenimis (individuali aplinka) ir mokymus su realiais duomenimis?
Abu variantai turi savus privalumus. Pagrindinis privalumas mokantis su demo duomenimis yra tai, kad vartotojų dėmesys sukoncentruotas į naujus funkcionalumus, o ne duomenų tikrinimą. Mokantis su realiais duomenimis vartotojai jaučiasi geriau nes mato pažįstamus duomenis ir lengviau atkartoja kasdienes operacijas. Aplinka su realiais duomenimis kainuoja, nes norint ją paruošti atliekamas bandomasis migravimas.

7. Ar klientai vėliau galės pasikeisti pasirinktą vartotojų mokymosi variantą?
Visiems klientams prieinama demo aplinka, kur gali pradėti susipažinimą su nauja aplinka. Klientai bet kada vėliau galės užsisakyti mokymams skirtą aplinką su jų duomenimis.

8. Kas bus su turimomis kliento modifikacijomis?
Klientui daryti individualūs pakeitimai nebus automatiškai perkelti. Ši paslauga mokama. Kaina ir realizavimo galimybės bus vertinamos individualiai atliekant analizę. Pakeitimus, kurie nėra kritiniai verslo tęstinumui rekomenduojame atlikti vėliau, po atnaujinimo, kai vartotojai bus geriau susipažinę su nauja aplinka.

9. Kaip ir kur galima įsigyti Microsoft 365 licencijas?
Jei nenaudojate M365, įsigyti galite pas jus administruojančią IT įmonę arba patys (pvz. pas Telia). Pakanka Business Basic plano.

10. Jeigu planuojame koreguotis esamą sąskaitų planą, ar tai geriau padaryti jau po migravimo?
Atnaujinimas neturės įtakos tokiems darbams. Sąskaitų planą galima naujinti tiek prieš, tiek po naujinimo.

11. Kaip žinoti, kada migruosime ir kokie tolimesni žingsniai laukia?
Su kiekvienu klientu atnaujinimo datą suderinsime individualiai. Darbų eigos bei „namų darbų“ planas bus pateiktas šiame dokumente vėliau.